Hoe processen ook verlopen, wij maken ze slimmer

Case Noodopvang

Realtime beddenplanning voor personen in een situatie van crisis

Uitdaging

Om zorg te kunnen verlenen is het cruciaal om personen in crisissituaties snel te kunnen plaatsen in een geschikte zorginstelling. In de praktijk verloopt dit proces nog vaak via statische Excelsheets, gedeeld per mail of telefonisch. Dit leidt tot vertraging, onduidelijkheid over beschikbare plekken en een hoge administratieve belasting voor zorgcoördinatoren.

doelstelling

  • Realtime en betrouwbaar inzicht in actuele beschikbaarheid van bedden
  • Versnellen van het plaatsingsproces in crisissituaties
  • Verminderen van handmatige communicatie en administratieve druk
  • Verbeteren van samenwerking tussen instellingen

Oplossing

Met behulp van AI-gestuurde workflow automatisering is een digitaal platform ontwikkeld dat actueel inzicht biedt in beschikbare plekken per instelling. Het systeem haalt automatisch gegevens op uit bestaande registratiesystemen van zorginstellingen. Zo ontstaat één centrale en toegankelijke omgeving waarin hulpverleners realtime kunnen filteren op locatie, type zorg, urgentie en specifieke zorgbehoeften.

In plaats van losse documenten en e-mails biedt het platform een dynamisch overzicht, waarbij ook verwachte uitstroom en tijdelijke bezetting worden meegenomen. Het resultaat is een veel sneller, overzichtelijker en betrouwbaarder plaatsingsproces.

A young child in worn clothing holding a teddy bear, standing against a weathered brick wall, symbolizing the struggles of poverty and the need for awareness and support.

Brengt snelheid en precisie in crisissituaties

Resultaten

  1. Sneller matchingsproces: 65% kortere doorlooptijd bij crisissituaties
  2. Reductie van administratieve lasten met meer dan 50%
  3. Verbeterde samenwerking en communicatie tussen instellingen
  4. Positieve ervaringen van hulpverleners, jongeren en ouders

Conclusie

Deze oplossing toont aan dat digitale workflow automatisering niet alleen leidt tot efficiëntere processen, maar ook een directe maatschappelijke impact heeft. In een sector waarin snelheid en zorgvuldigheid van levensbelang zijn, biedt deze aanpak grip, overzicht en de mogelijkheid om sneller te handelen. Een stap vooruit voor zorgprofessionals én de personen die zij ondersteunen.