Hoe processen ook verlopen, wij maken ze slimmer
Case Meubelverhuur voor Evenementen
Real-time leverzekerheid door workflow automatisering
Uitdaging
Congressen en beurzen zijn dynamisch: opbouwdagen zijn chaotisch, deadlines scherp en last-minute wijzigingen eerder regel dan uitzondering. De leverancier van beursmeubelen moet in heel Europa leveren en installeren, vaak onder hoge tijdsdruk. Klanten plaatsten tot op het laatste moment bestellingen, en het risico op fouten – verkeerde aantallen, onjuiste locaties of ontbrekende leveringen – lag continu op de loer. Hoe garandeer je dan volledige leverbetrouwbaarheid én rust voor de klant?
doelstelling
- Directe koppeling met ordersysteem en actuele voorraad;
- Foto’s maken van de opstelling van de levering;
- Klant kan levering akkoord geven en eventueel bestelling aanpassen;
- Projectleider heeft overzicht van geleverde goederen;
- Voorkomen dat geleverde meubels “verdwijnen”.
Oplossing
Een geautomatiseerd workflow systeem, gekoppeld aan het ordersysteem, bracht structuur en overzicht. Elk meubelstuk wordt digitaal gekoppeld aan een specifieke standlocatie. Projectleiders op locatie controleren de opstelling, maken een foto van de geleverde inrichting en sturen deze direct door naar de klant. Tot het laatste moment kunnen aanvullingen worden besteld via een app – waarna deze realtime worden verwerkt en geleverd.
"Just in Time en altijd overzicht"
Resultaten
De resultaten spreken voor zich:
- > 90% minder discussies over wel of niet-geleverde goederen
- Sterk verhoogde klanttevredenheid door transparantie en flexibiliteit
- Leverbetrouwbaarheid meetbaar en aantoonbaar verbeterd
Samenvatting
Met workflow automatisering wordt flexibiliteit een servicebelofte. Klanten weten exact wat ze krijgen, wanneer, waar – en kunnen zelfs nog last-minute schakelen. Voor de leverancier is dit het verschil tussen stress en structuur. Win-win.